“Termine seus emails com perguntas. Por quê?”

Escrever email é uma arte. A comunicação escrita tem muitas vantagens que muita gente não percebe. A principal delas é ser ouvido, muitas pessoas tem dificuldade de ouvir argumentos por muito tempo, teimam em interromper. Porém, um texto bem escrito prende o destinatário e possibilita que a ideia seja entregue de uma forma mais completa.

Algumas dicas para prender o leitor e obter sua resposta com a maior precisão possível:

1. Para, com/cópia e com/cópia oculta são coisas sérias.

    Para - Coloque o email da pessoa que deve responder ou a quem é destinada a informação. Geralmente, é uma pessoa apenas. Pense bem antes de preencher.
    com/cópia - Todos os outros que devem saber do assunto, mas não tem ação direta a fazer neste momento.
    com/cópia oculta - Use com o propósito de proteger a privacidade dos usuários dos emails.

2. Assunto - Quanto mais simples melhor. Ex: "Casa na Árvore"

3. Início / meio / fim. 

A outra pessoa não está dentro da sua cabeça (Lembre-se sempre disso). Faça uma introdução do assunto, como se estivesse fazendo uma redação do colégio. Um aquecimento para o assunto em questão.

Ex: "Sobre aquele projeto de construir uma casa na árvore."

Então, descreva o assunto detalhadamente com o menor número de palavras possíveis. Não tenha medo de usar tópicos. Eles deixam a ideia mais clara e o email mais limpo.

Ex:"Cortamos a árvore com a serra.
       Buscamos os galhos 
       Montamos conforme as instruções do site."

Finalize sua ideia. Dê sua opinião.

Ex."Eu acho que conseguimos fazer. Só precisamos de uma serra." 

4. Termine com uma pergunta.

Sempre termine com uma pergunta, seja bem claro com o que você precisa que o destinatário te responda.

Ex: "Você pode trazer a sua serra semana que vem?"

5. Assinatura - Email e telefone sempre.


O leitor foi conduzido para a pergunta final elegantemente. Ele pode responder sim ou não, mas a ideia foi passada de forma completa. A chance de desentendimentos e erros de comunicação diminui bastante.

Sem a pergunta final, o destinatário não sabe, exatamente, o que o remetente quer e fica enrolando para responder. Os emails se acumulam e são tratados como vilões.

Nada impede que sejam feitas mais de uma pergunta no mesmo email, mas elas devem sempre ser as últimas frases lidas. Apenas a assinatura vem depois, para deixar claro a quem responder.


E você, vai terminar seus emails com perguntas a partir de agora?